Угода про взаємне визнання документів

Насправді, є цілий ряд країн які підписали з Україною двосторонню міжнародну угоду про взаємне визнання документів, і таким чином позбавили своїх громадян необхідності в проходженні процедури легалізації, якщо документи мандрують з однієї з договірних країн до іншої.

Якщо у вас документи з однієї з цих країн – вам пощастило. І далі можете не читати. Беріть оригінали, робіть переклад, завіряйте підпис перекладача нотаріально (переклад, як правило, пришивають до оригіналу) і такі документи у Вас повинні приймати всі державні органи, установи та підприємства.

Апостиль

Якщо країна призначення не має Угоди про взаємне визнання документів з Україною, але є учасником Гаазької конвенції 1961 року, використовується проставлення штампу "апостиль".
Для документів виданих в Україні, право на проставлення апостиля мають Міністерство освіти і науки, Міністерство юстиції України та Міністерство закордонних справ України.

Міністерство освіти і науки України уповноважене ставити апостиль на офіційних документах, що стосуються сфери освіти і науки.
Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
Міністерство закордонних справ – на всіх інших видах документів.

Якщо Ви ввозите в Україну документи з вищевказаних країн, то вони вже повинні мати на собі штамп «Апостиль» і тоді процедура аналогічна до п.1. – переклад, нотаріальне завірення підпису перекладача і все – документи готові для подання на території України.

Консульська легалізація

Для інших країн, які не стали учасником Гаазької конвенції 1961 року існує процедура консульської легалізації. Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року та іншими міжнародними договорами.

Це напевно найскладніша процедура, але навіть вона не є чимось неймовірним.
Отже, в даному випадку треба пройти легалізацію в країні походження, поставити печатки відповідного органу (в різних країнах по різному для різних документів, але як правило – це міністерство юстиції або закордонних справ), а потім, ще в Україні, треба поставити печатки консульства цієї країни. Це перша частина повної версії консульської легалізації.

Ми на практиці скористались так званою «спрощеною» консульською легалізацією, і досить вдало. З оригіналів в країні походження робиться нотаріальна копія. Ця копія їде в Україну і консульство країни походження по своїх консульських каналах направляє запит до органів юстиції країни походження щодо підтвердження повноважень, підпису, печатки нотаріуса, який завірив копію. Після отримання підтвердження, консульство в Україні проставляє відмітку консульської легалізації. Наприклад, запит консула в Канаду зайняв 3 робочих дні, а сама відмітка зайняла 10 хв., прямо в нашій присутності.

І останнім кроком (для повної і спрощеної версії консульської легалізації) є печатка представника МЗС України, що засвідчує повноваження та підпис консула. За пришвидшеною процедурою (з подвійною оплатою) цей етап можна пройти за один робочий день (зранку подати, після обіду забрати). Звичайна процедура за звичайну оплату триває 3-5 робочих днів.